Verb(l)inding bij overleg

Verbindend overleggen is een van mijn favoriete onderdelen uit de Leergang Verbindend leiderschap die ik geef.
Waarom? Omdat we met elkaar wat af overleggen en het een kunst is dat verbindend te doen. Daarbij zijn de gevolgen vaak groot als het mislukt. Mensen die gekwetst raken, samenwerkingen die een deuk oplopen en projecten die minder resultaat behalen.
Zeker wanneer je zelf manager, voorzitter of facilitator bent en een (groot) belang hebt, wordt het oppassen. Of nog lastiger: wanneer je zelf het onderwerp van gesprek bent.

Wat gaat er vaak fout?
We raken getriggerd, en vanuit die verblinding, drukken we ons vijandiger uit dan we vaak willen. We praten bijvoorbeeld in zinnen als “Ik ben teleurgesteld omdat jij of jullie ...”. En dan volgt soms ook een consequentie daaruit: “En daarom wil ik niet meer met jullie samenwerken”.
De personen die het betreft raken op hun beurt weer getriggerd en gaan op dezelfde manier reageren. Zo zit je samen in de neerwaartse spiraal.

Hoe voorkom en repareer je dit?
Zorg allereerst voor een context waarin mensen niet makkelijk getriggerd raken. Eenmaal verblindt, wordt het lastiger je kop er nog bij te houden. Bijvoorbeeld schets vooraf de intentie van het overleg, zoals ‘bijdragen aan een productief overleg waarbij ieders stem telt’. Vertel/ herhaal de afspraken zoals: ‘iedereen is tijdens dit overleg verantwoordelijk voor zowel de inhoud, het proces als de bejegening’ en vraag daarop commitment.
En maak afspraken over hoe je elkaar aanspreekt. Bijvoorbeeld spreek vanuit 'ik' en vanuit jouw behoeften en belangen (in plaats van wat een ander volgens jou fout doet): "Ik ben kwaad omdat ik efficiency belangrijk vind. Mijn verzoek is of we voortaan allemaal op de afgesproken tijd aanwezig kunnen zijn. Wie kan hier mee instemmen?"

Ten tweede: doorzie en doorbreek het proces. Groepen zijn voor de meesten een uitdaging; ze leiden tot een verhoogd stressgevoel bij een ieder en dat maakt dat we op scherp staan. Daarom: Ken en benoem je eigen ‘verdedigingsmechanismen’ als het spannend wordt. Dat is vaak ‘destructief’ gedrag wat jij gaat vertonen als je angst, teleurstelling of woede voelt. Je wilt hiermee jezelf gaan beschermen dat er iets gaat gebeuren waarvoor je bang bent. Effectiever is om daar dan open over te zijn.

Bijvoorbeeld: “Toen ik net met een oplossing kwam voor ons probleem, reageerde niemand. Dat triggert mij en normaliter zou ik mezelf dan gaan herhalen. Ik wil echter meer leren luisteren. Vandaar mijn vraag: hoe willen jullie het probleem oplossen?”.
Door kwetsbaar te zijn, kun je zelf groeien richting ander, meer constructief gedrag. Door het zo open op tafel te leggen, kun je een toonbeeld voor anderen zijn om van te leren. Ook kun je er zo voor zorgen dat de hele groep in de leerstand komt (omdat jij andere interventies doet, die ook iets anders van anderen vragen). Zo kan ruimte ontstaan om met elkaar vastgeroeste gedragingen cq een statisch systeem te doorbreken.

Zorg ten slotte voor een co-facilitator. Het is de rol van de 'hoofdfacilitator' om te zorgen voor een verbindend overleg, met aandacht voor doel, inhoud, structuur, onderlinge bejegening en het voorleven van de verbindende cultuur. Echter de co-facilitator heeft als rol dat wanneer verblinding optreedt - en de facilitator om welke reden dan ook het tij niet kan keren - bij te dragen aan verbinding. 
Om zo te voorkomen dat erger optreedt en de kleine scheurtjes meteen te repareren.
Gelukkig vergaderen we veel, waardoor we volop kansen hebben ons hierin te ontwikkelen.


Ik hoor graag jouw reactie op bovenstaande en jouw tips! 
Ben je meer van al het gedoe op tafel en vind je het minder relevant hoe het eruit komt? Of denk je: Laten we al die persoonlijke ontwikkeldoelen tijdens overleg maar niet expliciet benoemen en gewoon ons werk doen?